¿Cuál es la mejor aplicación para reuniones virtuales?

Con la emergencia sanitaria vimos el boom de las aplicaciones de videoconferencias. Su utilidad va desde ser una herramienta de comunicación fundamental en empresas hasta una forma de estar en contacto con nuestros amigos y familiares.

¿Qué ventajas ofrecen las aplicaciones de videoconferencias?

En primer lugar, reducen los costos de hacer reuniones tanto de gastos de traslado como en ahorro de recursos como tiempo por evitar tener que transportarse. Además, permite participar a más personas que físicamente no podrían asistir. Y segundo, las reuniones virtuales permiten entrenar las habilidades de trabajo remoto con equipos ubicados en diferentes partes del mundo.

¿Qué desventajas ofrecen las aplicaciones de videoconferencias? Es posible que los miembros de las reuniones deban aprender a manejar la tecnología involucrada en la reunión lo que puede requerir capacitación y entrenamiento, además de los costos del servicio a utilizar.

¿Cómo identificamos la mejor aplicación?

Encontrar la mejor aplicación parte de un punto necesario y es que cada uno va a encontrar que la mejor aplicación es diferente según sus condiciones. Pero para identificar eso vamos a definir criterios. Con estos criterios buscamos ayudar a que cada persona pueda encontrar la mejor aplicación para si mismo.

¿Cuáles son los criterios analizados?

Los criterios son su costo y su facilidad de uso. Adicionalmente vamos a identificar a qué tipo de usuario le sirve más y si funciona mediante apps o web.

Veamos las opciones, y al final una tabla comparativa.

Zoom, la de moda actual

La aplicación con mayor fama hoy, es Zoom. La ventaja que supo aprovechar es la de mayor facilidad de uso a las aplicaciones que estaban de moda con anterioridad a ella, Skype.

Esta aplicación personalmente la clasifico con una facilidad intermedia lo que creo que le da una posición equilibrada teniendo en cuenta la cantidad de funciones que ofrece. Parte de su fama se debe a ofrecer gran cantidad de funciones de manera más simple que su competencia.

La mayor utilidad de Zoom se da en entornos de trabajo y profesionales. Los profesionales pueden probar su funcionalidad en reuniones 1 a 1. Y luego para aprovecharla en reuniones grupales tenemos que pasar a un plan pago de 15 dólares mensuales.

Quienes mayor le sacan provecho es en entornos de trabajo donde necesitamos reunirnos en grupos de trabajo y aprovechamos de poder grabar la reunión en la nube y a la vez sin requerir altos conocimientos de manejo de tecnologías para llevar adelante las reuniones. Incluso profesionales que quieren dar charlas grupales de capacitación o talleres, y grabarlas para documentarlas pueden encontrar en esta aplicación su hogar predilecto.

Adicionalmente, Zoom es una de las aplicaciones más poderosas con todas las integraciones que permite a otras aplicaciones, además de tener varios planes superiores con funcionalidades más avanzadas.

Para evaluar su costo, ofrece diferentes planes, desde gratuito hasta pagos, pero veremos que los planes pagos son más costosos que las otras opciones. A cambio ofrece funciones más avanzadas para los que quieren tener control absoluto de las reuniones. Es impresionante como supo la empresa detrás de Zoom saber encontrar un equilibrio entre facilidad de uso para destronar a Skype y funciones avanzadas para conquistar a los expertos.

Jitsi, la opción gratuita

La aplicación Jitsi es una opción increíble para los que prefieren ahorrar dinero o empezar un proyecto nuevo con gastos mínimos. Se basa en código abierto y para usuarios avanzados se puede disponer de una versión de “Jitsi as a service” para incorporar video a una aplicación propia.

Gratuitamente permite video HD, reuniones sin límites de tiempo con hasta 100 miembros, encriptación punto a punto, compartir pantalla y hasta grabar las reuniones en el almacenamiento de Dropbox.

No es muy diferente a Zoom, con la particularidad de que Zoom puede requerir un poco menos de conocimiento técnico, pero Jitsi ofrece funciones que Zoom solo permite en sus planes pagos así que puede valer el esfuerzo de aprender a utilizar si los costos son una prioridad en un nuevo emprendimiento.

Google Meet, la de entornos de Google

No hay mucho para agregar. En entornos de trabajo con “Google Workspaces” se dispone de la funcionalidad completa de Google Meet así que en esa situación es la opción obligada.

También dispone de un plan gratuito con limitación de 1 hora para reuniones grupales y sin límite de tiempo para reuniones 1 a 1 que sirve muy bien a los que trabajan con las aplicaciones gratuitas de Google.

La facilidad que agrega Google Meet por encima de Zoom es la posibilidad de conectar a alguien desde la web en su navegador, cosa que puede resultar muy útil para personas de bajo conocimiento tecnológico y no saben instalar aplicaciones en sus PC. También para reuniones casuales con alguien que no utiliza otra aplicación de este tipo. Jitsi y Whereby ofrecen esto también.

Microsoft Teams, la de entornos empresariales de Microsoft

Teams de Microsoft presenta una oferta semejante a la de Google con sus diferencias.

Teams no es una aplicación de videoconferencias, sino que es mucho más. Es un entorno de trabajo y comunicación que compite más con aplicaciones como Slack y también ofrece las reuniones virtuales dentro del mismo sistema.

Ofrece un plan gratuito para familias, pero el verdadero provecho de Teams se da en entornos empresariales donde se trabaja dentro del ecosistema de Microsoft.

Whereby, la minimalista

Whereby permite en su versión gratuita reuniones 1 a 1 sin límite de tiempo y reuniones grupales de hasta 100 miembros con un límite de 45 minutos. En su primer escalón pago, por 7 dólares otorga reuniones grupales sin límites de tiempo hasta 100 asistentes, además de grabaciones sin límites y otras funciones de branding propio. Por menos dinero que el plan Pro de Zoom ofrece más espacio en la nube para grabar reuniones.

El punto donde Whereby se diferencia del resto es a partir de su simplicidad y foco en profesionales y educadores ya que permite conectar a los asistentes desde la web (del mismo modo que Google Meet y Jitsi) pero con algunas particularidades diferentes.

Estando pensada para profesionales y educadores ya tiene preparada funciones para el trabajo colaborativo. Permite conectar de manera predeterminada aplicaciones como Google Drive para trabajar en un documento, Miro Whiteboard, Trello y YouTube. Solo son esas 4 opciones, o compartir la pantalla de la Computadora.

Hay más opciones Con la intención de no extender el artículo dejamos afuera muchas opciones que pueden ser preferidas en algunos segmentos especiales. La aplicación FaceTime de Apple es muy utilizada en Estados Unidos y hay otras como GoToMeeting, Cisco WebEx, BlueJeans y también se pueden hacer videoconferencias dentro de los sistemas de Discord y Slack, por mencionar algunos más.

¿Debería agregar alguna aplicación más a la lista?

Juan Cruz Obaid