¿Qué es un ERP, cuándo lo necesitas en tu empresa y cómo se implementa?

La planificación de recursos empresariales, o ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), es un sistema de software que integra y gestiona todos los procesos de negocio de una organización

Esta clase de sistemas puede ocuparse de una a varias áreas en una empresa. Desde las finanzas, la contabilidad, la producción, la logística, el inventario, las ventas, hasta el marketing, los recursos humanos y más. Algunos ERP se ocupan integralmente de todas.

Implementar un ERP puede ser un proceso que nos supere, así es que armé este artículo con los siguientes puntos. Responderemos las preguntas más importantes.

¿Qué puede y qué no puede hacer un ERP?

Un ERP puede hacer todo y trae con eso grandes beneficios.

Permite centralizar la información en una única base de datos, accesible para todos los departamentos y usuarios autorizados, lo que facilita la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones. Además, automatiza y optimiza las tareas rutinarias, reduciendo errores, costos y tiempos.

También puede adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, ofreciendo diferentes módulos y funcionalidades según el sector, el tamaño y los objetivos de la organización. A la vez, puede implementarse en diferentes modalidades: en los servidores propios de la empresa (on-premise), en la nube (cloud) o en una combinación de ambas (híbrido).

Lo que no puede hacer un ERP va a depender de cada software. Como existen versiones de ERP para diferentes sectores, actividades, tamaños de organización y más características, sucede que cada uno va a tener sus ventajas y desventajas de manera subjetiva según la empresa interesada en incorporarlo.

A su vez, el hecho de que un solo sistema integre todas las funciones empresariales de una organización determina la prioridad y calidad de recursos que habría que dedicarle, ya que cualquier problema con este sistema puede paralizar el negocio.

¿Qué ventajas nos ofrece un ERP?

Las ventajas de un ERP son muchas, las vamos a resumir en:

• Eficiencia y la productividad: al eliminar las tareas manuales y repetitivas, el ERP libera tiempo y recursos para dedicarlos a actividades más estratégicas y de mayor valor añadido. Además, al tener una visión global y actualizada de todos los procesos, el ERP permite identificar y resolver los problemas con rapidez y anticiparse a las oportunidades de mejora.
• Competitividad y el crecimiento: al contar con un sistema que integra y coordina todas las áreas de la empresa, el ERP mejora la calidad del servicio al cliente, la satisfacción de los empleados, la innovación de los productos y la rentabilidad del negocio. Así, el ERP ayuda a diferenciarse de la competencia y a expandirse a nuevos mercados.
• Cumplimiento normativo: al tener un control riguroso de toda la información financiera, fiscal, legal y laboral, el ERP facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias de la empresa. Además, el ERP garantiza la seguridad y la privacidad de los datos, evitando fugas, pérdidas o accesos no autorizados.
• Movilidad y la conectividad: al estar disponible en la nube, el ERP permite acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo, lo que favorece el trabajo remoto, la colaboración en tiempo real y la integración con otros sistemas externos. Así, el ERP facilita la adaptación a los cambios del entorno y a las demandas de los clientes.

¿Cuáles son los síntomas que me hacen saber que necesito implementar un ERP?

Aunque cada empresa tiene sus propias características y circunstancias, existen algunos síntomas comunes que indican que se necesita implementar un ERP. Estos son algunos de ellos:

• Falta de procesos centralizados: si cada departamento o usuario utiliza un software diferente para gestionar su información, se genera falta de coordinación, duplicidad de datos y divergencia de criterios. Esto dificulta el flujo de información entre las áreas y provoca errores e ineficiencias.
• Demora en la obtención de información: si se depende de hojas de cálculo o sistemas manuales para recopilar y analizar los datos del negocio, se pierde mucho tiempo y se arriesga a tener información obsoleta o incompleta. Esto impide tener una visión clara del rendimiento de la empresa y tomar decisiones acertadas.
• Complejidad en la gestión contable: si se lleva la contabilidad de forma lenta y complicada, se corre el riesgo de cometer errores o incumplir plazos. Esto puede afectar a la salud financiera de la empresa y a su reputación ante las autoridades fiscales.
• Problemas en el control del inventario: si no se tiene un seguimiento adecuado del stock disponible, se puede incurrir en sobreproducción o desabastecimiento. Esto genera costes innecesarios de almacenamiento o transporte, así como insatisfacción o pérdida de clientes.
• Dificultad para adaptarse al mercado: si se tiene un sistema rígido e inflexible, se dificulta la incorporación de nuevas tecnologías, la personalización de los productos o servicios, la ampliación de la oferta o la internacionalización del negocio. Esto limita las posibilidades de crecimiento y competitividad de la empresa.

¿Cómo se implementa un ERP?

Para implementar un ERP, se deberían seguir una serie de pasos y metodologías que aseguren el éxito del proyecto.

Puede variar según el tipo y tamaño de la empresa, el alcance y la complejidad del proyecto, y el proveedor elegido. Lo importante es contar con un plan bien definido, una comunicación fluida entre todos los implicados, y un apoyo técnico y profesional durante todo el proceso.

Estos son algunos de los pasos más comunes de implementación:

• Preparación y planificación: reunir un equipo de proyectos que involucre a operarios y directivos de todos los departamentos, analizar la situación actual de la empresa, identificar las necesidades y objetivos específicos, y elegir el proveedor y la modalidad a utilizar.
• Revisión del procedimiento: familiarizarse con las características y funcionalidades del nuevo software, determinar qué procesos se van a modificar y qué procesos se van a automatizar con la nueva herramienta.
• Preparación de los datos: seleccionar los datos que se van a importar en el nuevo sistema y limpiarlos, además de verificar su integridad y precisión.
• Instalación y configuración: instalar el software, configurar los parámetros generales y específicos del sistema, definir los roles y permisos de los usuarios, y hacer las integraciones con otros sistemas relacionados.
• Formación y prueba: capacitar a los usuarios, realizar pruebas funcionales y técnicas, y resolver errores o incidencias.
• Puesta en marcha y seguimiento: poner en funcionamiento el sistema, realizar un seguimiento continuo, evaluar el grado de satisfacción de los usuarios, y aplicar las mejoras o actualizaciones.

¿Quiénes pueden ayudarme a implementar un ERP?

Hay muchas personas que pueden ayudarte en la implementación de un ERP en tu empresa.

Idealmente y si la empresa cuenta con gran cantidad de personal, el proceso debería estar dirigido por un equipo que participen profesionales del área contable/financiera y profesionales del área de sistemas. Pero si tu empresa no cuenta con ellos, deberás recurrir a ayuda externa.

Las empresas que ofrecen y venden sus ERPs suelen dar esta clase de apoyo. Sus agentes vendedores deberían dar ayuda a elegir la mejor versión para tu empresa y su personal técnico y de soporte deberían ayudar en la implementación. La desventaja de recurrir a ellos es que normalmente trabajan más en interés comercial de su empresa que en interés de la tuya, lo cual conlleva riesgos.

También está la posibilidad de recurrir a profesionales que se dedican a dar apoyo en estos procesos. Están los ingenieros en sistemas que dan apoyo técnico y a su vez tienen experiencia en dar soporte funcional. Y también están los profesionales en ciencias económicas que dan soporte funcional y tienen experiencia en dar soporte técnico. Ellos pueden especializarse en una versión de ERP específica o pueden trabajar con varios. La ventaja de estos últimos es que se pueden amoldar más fácilmente a los intereses de tu empresa y sus intereses estarán más alineados con los tuyos.

¿Quieres acompañamiento?

A veces las empresas están en una situación donde no saben qué ERP elegir, a veces el personal está superado para ocuparse del proceso de implementación. Entonces ahí es cuando se necesita ayuda y me llaman a mí.

¿Por qué yo? Porque soy un profesional en ciencias económicas con experiencia en diseño de procesos administrativos y automatización, además de que doy un apoyo externo que ayuda a liberar de esta carga al personal de la empresa.

Si quieres acompañamiento, puedes contactarme en la página de contacto.

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